Se você é um líder empresarial ou de RH, provavelmente já ouviu o termo “onboarding” antes. Mas, sabe o que é onboarding e por que é tão importante para a integração de novos funcionários na sua equipe? 

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A palavra pode até soar nova, porém é uma ideia antiga: otimizar o processo de contratação e adaptação. Através do onboarding, os recém-contratados, bem como os novos clientes, se ajustam com mais facilidade aos produtos ou serviços da empresa. Além disso, com esse processo você alimenta a confiança deles. 

Por isso, preparamos esse artigo que vai te ajudar a entender o que é onboarding e como ele pode beneficiar sua empresa. 

Introdução à integração 

Certamente você já sentiu a necessidade de integrar um novo funcionário, ou até mesmo um novo cliente, a respeito de como funciona os processos ou produtos dentro da sua empresa, né? Ou seja, você já está ciente que a integração é um processo crítico no desenvolvimento de novos funcionários. 

Contudo, se a primeira impressão é a que fica, o processo de integração é a primeira experiência que um novo funcionário terá com a sua empresa. É importante garantir que essa experiência seja positiva e eficaz para ajudar o novo funcionário a se sentir bem-vindo e produtivo o mais rápido possível. 

O que é onboarding? 

Traduzindo de forma literal, onboarding significa “embarcando” e é um modelo de integração com o objetivo de diminuir e otimizar o tempo de adaptação dos colaboradores. Ou seja, é o processo de integração de novos funcionários na sua empresa. 

Isso inclui desde apresentar a cultura da empresa até fornecer treinamento e orientação para a função específica do novo funcionário. O objetivo do onboarding é ajudar os novos funcionários a se adaptarem à nova empresa e ao novo papel, para que possam começar a contribuir para a empresa o mais rápido possível. 

Além disso, a ação deve ser projetada para que os profissionais recém-contratados se sintam acolhidos desde o primeiro momento. 

A ideia é que através do onboarding os recrutadores consigam encontrar profissionais com maior fit com a empresa. E que, através de uma integração planejada e monitorada, consigam desempenhar suas funções de maneira eficiente e alinhada com o resto da equipe.    

Portanto, entender o que é onboarding possibilita uma aplicação prática mais assertiva do processo de integração. O que ajuda empresas a evitar erros que possam levar a desligamentos precoces, queda de produtividade ou mesmo desmotivação. 

Em consequência, ajuda na redução da taxa de turnover e a aumentar a retenção de talentos na organização. Em resumo, essa integração envolve várias etapas, como por exemplo:   

• Orientação;   
• Supervisão;   
• Acompanhamento;
• Treinamento.     

Você sabe o que são os 4Cs do onboarding? 

Os 4Cs do onboarding são um modelo que ajuda a garantir que o processo de integração seja eficaz. São:  

1 – Compliance ou Conformidade   

Em primeiro lugar, a empresa precisa ter um rascunho das principais políticas, confidencialidades, regras e regulamentos. Ou seja, o novo funcionário precisa ficar por dentro de tudo isso antes de iniciar suas atividades.   

2 – Clarificação  

Também podemos chamar essa etapa de esclarecimento. Aqui, o papel é garantir que o colaborador entenda quais são suas atividades de trabalho e expectativas ao redor delas.     

3 – Cultura     

Quando falamos em cultura da empresa, estamos falando também sobre o que é aprendido pelas pessoas. Podemos exemplificar da seguinte forma: se a sua empresa se mostra como inovadora e tecnológica, muito provavelmente um novo funcionário tenha se atraído por isso e busque no dia a dia. E caso não encontre, a curto ou longo prazo estará desmotivado.     

4 – Conexão 

É a etapa final do processo de onboarding, em que o novo funcionário se conecta com sua equipe e outros colaboradores da empresa. Isso também pode incluir atividades como encontros com o gestor, almoços com a equipe, apresentação do novo funcionário a outros colaboradores e iniciativas que ajudem a integrar o novo funcionário à cultura da empresa. 

Benefícios de um bom processo de onboarding 

Agora que você já sabe o que é onboarding, chegou o momento de entender por que essa prática pode ser valiosa para sua empresa. 

Um processo de onboarding bem-sucedido pode trazer muitos benefícios para a organização, incluindo: 

• Redução da rotatividade de funcionários: Quando os novos profissionais se sentem bem-vindos e preparados para o trabalho, são mais propensos a ficar na empresa por mais tempo. 
• Aumento da produtividade: Quando os novos funcionários estão bem-preparados e se sentem confiantes em sua função, são mais produtivos. 
• Melhoria da satisfação do funcionário: Quando os novos funcionários se sentem bem acolhidos e preparados para o trabalho, são mais propensos a se sentir satisfeitos com a empresa e com o trabalho em si. 

6 passos para aplicar o modelo de onboarding de funcionários   

O onboarding é um processo que funciona por etapas e pode durar até 3 meses, tudo depende do planejamento do RH. Portanto, é importante que ele seja bem estruturado e pensado. Isso porque apesar de ser um procedimento mais complicado para o setor, é certamente o que traz melhores resultados.   

Para ajudar na compreensão do processo e o que é onboarding, separamos as etapas em 6 passos que compreendem desde o processo seletivo até a chegada do recém-contratado na empresa. Olha só! 👇     

1º passo: Processo seletivo   

A ideia do onboarding é que já na divulgação da vaga e durante o processo seletivo, as informações essenciais já fiquem claras, como, por exemplo:   

• Requisitos básicos;  
• Benefícios;  
• Salário;  
• Data de início.  

Assim é possível filtrar bem os candidatos da vaga para o perfil que você busca. Caso venha a ser contratado, já estará familiarizado com o negócio.     

2º Passo: Primeiro dia     

Garantir que o novo colaborador já se sinta bem-vindo no primeiro dia é essencial. Por isso, o RH deve conversar com o gestor e os demais membros da equipe antes dessa chegada, para que o novo membro se sinta valorizado e a integração social dele no ambiente de trabalho seja mais fácil. Você pode fazer isso através de e-mails ou mesmo reuniões.   

Outro ponto para ficar atento é garantir que o novo colaborador tenha a sua disposição tudo que vai precisar para começar o dia, como por exemplo:    

• Computador;   
• E-mail;   
• Senhas;   
• Espaço para trabalhar.   

E tudo mais que for necessário para o bom desempenho das suas funções deve ser providenciado com antecedência.     

3º Passo: Processo de integração     

O treinamento de integração é parte indispensável do processo de onboarding. Afinal, o novo colaborador precisa ser informado a respeito das rotinas do departamento pessoal, segurança, uniformes ou equipamentos de segurança indicados para o seu trabalho, e tudo mais que for pertinente.  

Dessa forma, é possível evitar futuros constrangimentos para o profissional e até mesmo que ele infrinja alguma regra por puro desconhecimento.   

É interessante que esse treinamento seja feito de forma orgânica e descontraída, seja no formato presencial ou por EaD. Ele deve deixar em evidência o papel do profissional na empresa e permitir que ele tire qualquer dúvida que venha a ter.     

4º Passo: Tour pela empresa     

Familiarizar o profissional recém-contratado com a empresa é importante, mesmo no caso de pequenos negócios. Já que, além de conhecer a estrutura física da organização, é também uma oportunidade para que ele conheça os demais departamentos e colegas. É uma forma de se situar com o novo ambiente.     

5º Passo: Apresentação do setor     

A apresentação do setor é um ponto que merece uma atenção extra. Por isso, é interessante que a ação seja feita pelo RH e o líder de setor. De forma que possam deixar o novo colaborador a par das informações mais relevantes, como metas e projetos em andamento.     

6º Passo: Colega para auxílio     

Por fim, mas não menos importante, um colega do mesmo setor deve ser o designado para auxiliar o novo contratado, segundo o processo de onboarding. Isso porque é comum que o primeiro dia traga muitas informações, o que pode acabar fazendo com que o profissional se esqueça de algo.   

Com um colega para auxiliá-lo, ele se sente mais confortável sabendo a quem pode recorrer em caso de dúvidas. Também é importante que esse colaborador seja mais experiente, já que caberá a ele orientar o profissional quanto aos primeiros passos no trabalho, além de ser uma referência para os processos. 

Melhores práticas para uma integração bem-sucedida 

Aqui estão algumas das melhores práticas para garantir uma integração bem-sucedida: 

• Comece o processo de integração antes do primeiro dia do novo funcionário; 
• Atribua um mentor para o novo funcionário, para ajudá-lo a se sentir acolhido e responder a quaisquer perguntas; 
• Personalize o processo de integração para atender às necessidades e objetivos específicos do novo funcionário; 
• Peça feedback do novo funcionário sobre o processo de integração e use-o para melhorá-lo. 

Medindo a eficácia do seu programa de integração 

Para medir a eficácia do seu programa de integração, considere usar métricas como: 

• Acompanhe a taxa de rotatividade de funcionários após o período de integração. 
• Meça quanto tempo leva para que o novo funcionário esteja totalmente produtivo. 
• Realize pesquisas de satisfação do funcionário para avaliar o impacto do processo de integração. 

O que é onboarding digital?   

Agora que você já conhece todo o processo do onboarding, tanto de colaboradores como de clientes, chegou a hora de entender como usar esse processo no meio digital. Tudo foi acelerado com a chegada da pandemia. Por conta do distanciamento obrigatório, empresas começaram a experimentar o novo e se transformaram digitalmente.   

Entre as várias vantagens de um onboarding digital sua empresa terá, por exemplo:   

• Automação de processos;   
• Otimização de tempo;   
• Facilitação ao acesso a informações;   
• Redução de erros;   
• Maior controle para análise de dados.   

Você pode separar o onboarding digital em três etapas:  

• Pré-onboarding: em primeiro lugar, essa etapa antecede o início do colaborador na empresa. Como já falamos ao longo desse artigo, é importante oferecer uma boa experiência desde o início. Dessa forma, você contribui com a retenção de talentos. Esse é o momento perfeito para que você envie um kit de boas-vindas, juntamente com os equipamentos.  
• Primeiro dia: assim como o pré, o primeiro dia é muito importante. E de forma online, é fundamental dar a atenção necessária para o colaborador. Então, o ideal é fazer uma reunião de boas-vindas, quebre o gelo e faça quem sabe até um happy hour online ao fim do dia.  
• Primeiro mês: essa etapa é importante para o desenvolvimento do novo funcionário. É durante o dia a dia que ele vai se adaptar com a nova rotina e atividades. Foque em reuniões, treinamentos e feedbacks.   

Assim como, existem algumas premissas fundamentais para um processo virtual de qualidade. Acompanhe:   

1 – E-mails   

Não é novidade para ninguém que o e-mail é uma excelente ferramenta de comunicação corporativa, né? E você pode usá-lo criando um fluxo sobre como será a jornada de onboarding, por exemplo. Dessa forma, os colaboradores ficam cientes das dinâmicas.    

Portanto, adapte o tom e voz de acordo com o seu público. O ideal é que sempre soe como uma conversa descontraída e amigável.   

2 – Chamadas de vídeo   

Outro método muito comum hoje em dia é fazer uma chamada de vídeo com colegas de trabalho. Além disso, através do contato visual é possível sentir-se mais próximo um dos outros e permitir que novos funcionários conheçam os mais antigos da empresa, e vice-versa.   

3 – Busque ferramentas digitais    

Não se limite apenas a software de comunicação como Teams, Zoom e Skype, por exemplo. Existem sistemas exclusivos para onboarding. Além disso, você pode utilizar:   

• Checklists;   
• Assinatura eletrônica;   
• Monday e etc.   

4 – Dê suporte  

Assim como os clientes precisam de suporte no onboarding, os novos funcionários também. Então é importante focar na pessoa para responder eventuais perguntas, orientações e monitorar para garantir que ele tenha tudo que precisa.  

Além disso, os novos colaboradores precisam ter acesso a ferramentas e recursos necessários para realização das suas atividades na empresa.  

5 – Avalie a eficácia   

Por fim, assim como qualquer outro processo, é importante que você analise se o que é onboarding na sua empresa, está dando certo. Além disso, com o feedback você identifica o que precisa aprimorar para tornar as próximas experiências mais positivas.   

O impacto do onboarding na retenção e sucesso do funcionário 

Em resumo, o onboarding é um processo crítico para a integração bem-sucedida de novos funcionários na sua empresa. Um processo bem-sucedido pode trazer muitos benefícios para a empresa, incluindo redução da rotatividade de funcionários, aumento da produtividade e melhoria da satisfação do funcionário. 

Aposto que agora podem te perguntar o que é onboarding e você terá a resposta certa no ponto da língua, né? Então me responde outra coisa: o que está esperando para começar a desenvolver esse processo na empresa?   

Se a resposta for falta de expertise ou uma equipe sem pessoas para planejamento e desenvolvimento, fica tranquilo que nós te ajudamos.    

Desde 2012 a Evolke auxilia empresas de todos os portes q aprenderem algo novo todos os dias. Somos especialistas em educação corporativa e consultoria e estamos preparados para te ajudar a enfrentar esse desafio. Fale agora com um dos nossos especialistas e comece a investir no onboarding!